准备评估周期

劳伦·菲什

什么时候: 2016年10月6日
开始时间: 美国东部时间下午1:00
时间结束: 美国东部时间下午2:00

主办: 劳伦·菲什

临近年底通常意味着’ 在此评估周期中。确保反映了经理的变化,并且知道何时开始为您的团队评分。

We’ll Cover:

  • 上一页周期’s appraisals done?
  • 更新员工’职位和经理
  • 设置截止日期和计分窗口
  • 查看将发送哪些电子邮件

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成绩单

以下是劳伦·菲什(Lauren Fish)提出的准备评估周期的笔录

 


介绍



嗨,大家好。欢迎来到评估周期的准备。今天,我们将为Trakstar管理员介绍一个激动人心的议程。对于我们来说,这实际上是一次新的网络研讨会。您可能已经参加了结束评估周期,这是我们常见的做法,但是我认为主持评估周期的准备工作很有趣,因为我们’到年底完成大量评估之后。我们今天的概述才刚刚接近年底,通常意味着我们有时间完成评估,可能是过去六个月,最后一个季度或全年。我们希望确保您上次的评估已被存档或重置,并且您的员工都有最新的职位,或者’已被重新分配给该评估周期的新经理。我们经常看到或收到管理员打来的紧急电话’没有意识到有人仍然被分配了错误的职位,或者他们的文件从去年开始就从未关闭过,这可能会引起一些问题。

 

今天’我的目标是,将您的方向指示给您’在接下来的几周或几个月内重新进入您的评估周期。今天的议程,我们’再来看看如何完成最后一个周期的评估。有时参与不’t as high as we’d希望如此’s okay. We’再谈谈解决文档可能已部分完成,某种完成,一半完成或根本没有完成的情况。我们’再讨论一下我们可以如何处理这些问题以及如何确保有人被重置。我们不’希望一年的参与不佳必然会影响下一年的参与,所以我们’我将讨论确保过程不断发展的不同方法。

 

We’再也只是要重新介绍如何更新员工’具有新经理或职位的个人资料。如果新职位的新经理没有’在系统中还不存在 ’我会讲一些有关如何添加它们的内容。我们希望确保在需要雇员就职之前就设置新的经理和新职位,这很重要,因为我们希望他们的信息能够传给正确的人/经理。’负责评估,我们希望他们为他们当前的职位填写正确的评估表。我们’我还将查看批量更新到期日的情况。然后看得分窗口。

 

我们谈论很多有关到期日和计分窗口在这种关系中的关系,它们’如何确定某人何时能够得分。那里’我们看到的两个设置或两个数据点’再说那些,因为我们经常’将让管理员成功更新其到期日,而他们不会’t know why you’仍然无法得分或无法进行评估,这通常与计分窗口有关。我们’今天我将讨论这两者之间的关系。然后,我想谈的最后一件事是电子邮件。我们经常接到管理员的电话,他们’re like, “Hey why didn’这封电子邮件出去了吗?我没有’t know.” We’只是要看看您的电子邮件在哪里,如何阅读它们并理解触发器,然后回答大家可能对这些电子邮件的任何疑问。事不宜迟’我将直接进入系统。

 

此演示文稿的很大一部分显然将在Trakstar中进行,因为这是最有意义的,所以我们’重新开始并接下来进入Trakstar系统。如果您在我的整个演示过程中确实有疑问,请随时在问题框中弹出它们,然后我’我们走的时候会回答他们,因为我确实希望每个人都能问他们’重新思考,或者是否需要进一步澄清,我们彼此学习’的问题。我们为您打造的大多数网络研讨会内容实际上都围绕着我们从您那里获得的问题,因此’我们知道什么是至关重要的’没有任何意义或需要更多解释。太好了一世’m going to go ahead.

 

I’现在,在Trakstar主页上的m上,您应该都非常熟悉。概述中只有一些网络研讨会功能,例如我说过的,您确实有那个问题框。我们将要求您在演示文稿的末尾填写一份调查问卷,这只是为了让我们知道将来可以举办哪些网络研讨会。感谢您可以提供的任何反馈。这是Trakstar管理员的网络研讨会。那不’t mean if you’不是管理员,您不应该’保持聆听,但经常会听到我们的功能和设置’今天要显示的内容仅适用于我们的Trakstar管理员,不适用于经理或员工用户。我们在这里有我们的Trakstar网站,并且随时为您提供支持。支持,您无需登录软件即可访问,这非常方便。我们在这里有视频教程和帮助文章。然后当然是我们即将举行的网络研讨会。我们只是网络研讨会系列的第4季度开始,这意味着我们这里有许多新的网络研讨会供您注册。这是第四季度的第一个。来到这里,为他们注册,并保持您对Trakstar的继续教育。


准备更新



好的,现在我们’重新进入该网站。如您可能记得或知道的网络研讨会和培训,我们使用练习站点,所以这是我最喜欢的练习站点。它以办公室为主题,所以我们’打算扮演迈克尔·斯科特(Michael Scott)’在这种情况下是管理员。所有人都应该很熟悉这种观点’与你拥有的同一个’当您登录Trakstar时,您的员工就可以了。我们第一件事’再说是去年’的评估周期。去年最好的去处’的评估周期正在评估中。我们’再来看看仍在评分中考虑的文件。一世’我将详细介绍这些列的含义以及如何进行排序和调整,并弄清楚这一切在告诉您什么。
 

我想指出的一件事是,如果您’重新进行大量更改,或者致电给我们或给我们发送电子邮件,然后要求我们帮助您进行大量更改,我们经常建议在进行这些批量更新时实际上会关闭您的Trakstar电子邮件通知。那里’关于原因有两个原因。我们可能会关闭电子邮件,因为当我们进行批量更新时,它可能会触发少量电子邮件同时全部发送出去,因此’不是您可能想要的东西。您可能想按照自己的意愿向员工重新发布软件或流程,所以我们不’不想让您陷于您没有收到的电子邮件中’不知道出门在哪里,或者太早出门了。我们通常建议在进行任何更改或执行任何操作之前,请先进行设置,然后再进行设置’在公司旗下。在这里,我们将继续进行操作,并确保我们的电子邮件通知已禁用。

 

一旦我们可以很容易地重新打开它们’重新完成我们的工作,一旦我们打开它们,电子邮件就不会被重新发送,因此我们不会 ’发送关闭电子邮件通知时丢失的任何电子邮件。喊出来只是一件很重要的事情,因为通常我们会开始进行这些更改,然后电子邮件就会消失,您可以’显然,不要缩回它们。我们要做的是关闭或禁用您的电子邮件,然后我们要确保单击保存,然后保存该设置。只需单击一个按钮即可将它们重新打开,但是在我们’在系统中正常工作时,我们通常建议您关闭电子邮件。一世’我将继续进行评估,并记住是否确实有任何问题,请随时在网络研讨会控制面板的问题框中输入问题。


去年关闭’s Reviews



看去年’s cycle we’重新开始并进入“评估”标签。通常,如果您的到期日临近,则不应’没有任何评分文件,这意味着去年以来的所有内容实际上都已关闭,您的所有文件都在目标和注释中,并且您的网站整洁。那是非常罕见的。我们很少看到。只是因为那里’通常只有少数几位员工’还没完成,或者刚做完的经理’不能完成这个过程。那’s what we’再说。我们的计分文件在这里。要记住的重要一点是,如果去年的文档没有被关闭,您将无法拥有一个新的文档,’今年可采取行动。您可能已经可以在将来的文档中设定目标,但您赢了’如果2015年的文件不能’t closed. It’真的很重要’一次有两个评分文件。我们要确保所有这些都被重新设置为我们的新截止日期。

 

在这里,我们看到一些过去的评估。这些应在八月到期。我可以按任何这些列进行排序。我可以按经理分组以查看Jim的状况,但事实并非如此’看起来他参加了很多。那’有点麻烦。如果需要,我们可以按位置排序,但我最喜欢的过滤器是到期日,然后是这三个。我们’重新谈论帽子。如果您的网站中有多个到期日,’为什么到期日真的很有帮助。该站点在我们称为联络点的位置上运行,这意味着对所有员工都按相同的时间表或相同的日期进行评估,这就是为什么他们都具有匹配的到期日。并非每个人都有这样的网站。有些可能在周年纪念日进行审核,或者某些员工可能在一年中审核的次数比其他人多,或者说有90天的审核或介绍性审核。那’完全可以,您只想按到期日排序,这样就可以了解评估实际是否已到期或是否已到期’s upcoming.

 

我的下一个最喜欢的过滤器在这里:员工,经理和批准者。那’这三列代表什么。这是员工状态,经理状态和批准者状态。并非所有站点都会有一个批准者。如果您有批准者,则此列中将有图标。如果你不这样做’没有任何批准者或员工的认可,此列将始终为空白,我们’默认情况下,请查看“经理”列中的状态或完成情况。它’该看了。我们要向前迈进,我们需要确保关闭这些文档,我们会尽力保存尽可能多的信息,但最终我们只需要重置它们即可。我实际上可以按批准者状态排序,所以我’我将降序排序’将会把所有的完全批准推到最高。


评估状态报告



米歇尔问了一个很好的问题。米歇尔,是的,你可以和我’我将在一秒钟内向您展示。我们 ’ve把所有的批准都放在了首位。这将显示已发送供批准的文档,如果已完成,则将’重新获得一个绿色的选中标记。如果他们’他们还没完成’仍然在批准过程中,他们’将具有正在进行中的标志,即两个黄色箭头创建一个圆圈。好消息在顶部,这是我们为这四名员工准备的三个绿色复选标记。这意味着文件已完全完成,因此,员工承认了,员工承认了;经理承认了,批准者批准了。您在此处概述的所有步骤。唯一没有做的’碰巧是经理没有’存档,所以他没有’做最后一步,最后一步。这是最简单的情况。这就是我们喜欢看到的东西’重新进行清理,因为它’超级简单。我们可以批量存档这些文件,保存所有数据,并在明年重新设置某人。

 

我们这里确实有一个红色的X,这意味着自我评估已被覆盖。如果您在网站的任何位置看到此信息,则意味着经理选择了超越自我评估,这仅意味着它剥夺了员工进行自我评估的能力,因此不再是必需的,您仍然可以存档。倒钩,我’我很快就会回答你的问题。我们要继续前进,我’我将能够对完成的这些操作进行批量处理。一世’我要去,我’我将选择我们知道已完成的任务,选中它们旁边的框,然后我’我会继续说批量编辑,而我’我将继续存档所有已完成的评估。超级简单。存档这些。然后’要把他们从我的名单上删除,他们’我已经休息了一年。完善。一世’为了获得该状态,它说所有这些都已更新。

 

当我回到得分时’我会看到那四名员工都离开了。倒刺把我引向你的问题。倒钩问一个问题:如果你’看不到您所有的员工都在评估中?那’一个好问题。我们在这里’实际上看不到我们所有正在接受评估的员工。那里’s这个站点有22名员工,而我只有13名。您的员工将被列在目标和注释下或得分。他们进行了评估,评估要么是目标,笔记,要么是计分,所以如果您’没看到有人给我打分,是他们’重新进入目标和注释阶段,这意味着他们’只是没有时间进行他们的审查或他们没有’去年没有任何出色的东西。您’不要总是看到每个人都在得分下,而你’不要总是在目标和注释下看到每个人,因为他们可能处于系统的不同循环中。好问题。


结束审核,等待批准



在这里,我们’我们将继续进行,并查看进行中的批准人。我们’仍然按批准者列排序,我们有四个文档正在进行批准者。蜜雪儿’s question was “我们能告诉谁一个员工的批准人吗?” So who’支持这个过程?米歇尔,你绝对可以。我们如何’重新做的是,如果我们想查看对Michael Scott进行此评估的批准者,可以单击该文档,’将带我们到这里,我们可以看看细节。我们看谁’s waiting on. It’正在等待大卫·华莱士(David Wallace),那就是阻碍这一进程的人。我们确实必须单独查看它们,在那里’无法显示该报告,但这非常简单。再来一次’只是有关实际评估的详细信息,它将向您显示’s waiting on.

 

我们可以用四个来做到这一点。如果我们想看看Jan正在等待谁,我们可以继续说下去,然后我们就可以看到’在这种情况下,实际上是在等待她的确认。您可以根据自己的位置知道跟进谁’在这种情况下。您可以跟进该批准人或员工确认人,然后由他们完成。一旦发生这种情况,它将变成绿色的对勾,您可以像我们刚才那样对其进行存档。但是如果我们’如果此过程延迟很长时间,或者您真的只需要进行清理,我们通常建议批量取消批准请求,然后批量取消存档。这意味着我们将取消批准请求,而实际上我们将在没有任何批准的情况下关闭此文档。专业人士显然已经完成了整个周期,并保留了我们所能提供的所有信息。这样做的一个弊端或风险是,它确实失去了所给予的任何批准。我们可以’t存档部分批准的文档,因此我们实际上必须清除所有批准并在没有批准的情况下存档。

 

重要的是要注意,当我们进行存档时,评估可供员工使用。他们’不一定要通过电子邮件发送,特别是如果您关闭电子邮件,那么它们 ’不要发送电子邮件,并通知它是在这里查看它,但是如果他们要登录系统,则可以访问它。它’在这种情况下,可能要问经理,“嘿,你确实有这个对话” or “Hey you’即使您没有’在Trakstar中采取这些步骤。” That’通常是我们的建议。要批量取消该批准请求,我们可以像以前一样选择所有人,然后我们’d继续说批量编辑。我们可以在这里继续进行,并取消批准请求。这会给您与我刚​​才所说的相同警告,即它会取消并丢失任何现有的批准回复和评论,但是我们’在这种情况下我会没事的’我将继续进行并取消批准。


结束未完成的评论



有一次,我’我确实有权将其存档。作为管理员,您可以在员工完成或超越自我评估后以及经理完成后存档文档。你不’实际上,如果您’重新成为管理员,所以在这里我们’还能将所有已完成的评估存档。我们’要采取该行动,然后我们’我会回去谈论一些其他情况。我再次’我将回到评估和评分中,我们看到我们’再进步吧?我们从17岁开始,现在’再降到九点。我们看到现在没有人在该批准列中,因此这意味着某人将要完成的下一步是经理评估。一世’我要去,我’我要按经理完成情况排序在这里,我们有两种情况。

 

在这里,经理做了他们的,而雇员没有,在这里也一样。因此,迈克尔·斯科特(Michael Scott)做了两件事,而雇员却没有。然后在这里,员工和经理都做到了。在这种情况下,我可能会做的是在这里超越自我评估。我想保留经理数据,但我需要将其关闭,此时不要’不需要员工的自我评估,因为我们’可能很快就会进入一个新的周期。在这种情况下’m继续并选择文档。然后我可以选择采取一些行动’我要做的是超越自我评估。您可以以管理员身份手动完成此操作,当我们返回评分时,’我会看到那里有红色的X,因为我们’ve覆盖了此功能的能力。一世’我要在这里做同样的事情,我’我要采取行动,我’我将超越自我评估。

 

有一次,我’ve done that I’现在可以存档这三个文件,因为我们再次真正需要存档的是经理完成。如果您的经理已经完成,那么这是在Trakstar中存档的最低要求,并且’s what I’我将继续在这些情况下进行操作。我再次’我要进行批量编辑,然后我’我将继续存档已完成的评估。对这种重置过程有任何疑问吗?如果看起来不堪重负,或者您在这些州有很多员工,您可以随时给我们打电话,我们会’ll做我们所谓的休息,这需要花费一些时间来浏览您的实际站点并采取这些措施,并就不同方式的利弊进行讨论。我们希望将这一部分包括在评估周期的准备中,因为重要的是您必须关闭去年的文档,并在今年开始之前重新设置’s. That’只是为了保持数据完整性,并确保每个人都有一个新的干净文档可以开始工作。

 

现在我们’再降到六个。在这些情况下,我们看到经理没有’在这六个例子中的任何一个中都不要做。这是棘手的部分,因为正如我刚才所说的,您可以’在没有经理审查的情况下存档文档。在这些情况下,我们通常建议的是制作员工的PDF文件’ reviews so we don’不会失去这些信息,那么我们’d继续,然后将其上传到他们的员工文件夹或通过电子邮件发送给他们和他们的经理。然后我们 ’重新开始,很可能会取消这些文件。另一个选择是延长该期限,因此可以在此处更改当前到期日或下一个即将到来的到期日的到期日,但是已经提交了自我评估,因此在这种情况下,您可以’d必须将自我评估重新发送给员工。他们可以使用他们所使用的’d六个月前或一年前编写并进行编辑,或进行一些更改。通常,我们发现最好重新开始。在三个月,六个月,尤其是一年中,发生了很大的变化,因此让他们可以访问通过该PDF输入的内容,但最终让他们重新启动是最好的方法。

 

有什么问题吗?我要继续并取消这些,尤其是那些没有’没有完成任何工作,这意味着没有自我评估,也没有经理评估。我们可以继续进行,只需在此处选择所有具有该新功能的功能即可。再一次,我们只是批量编辑,我们’重新开始并取消。再次,我们的电子邮件关闭了,所以我们’在我们不将任何电子邮件发送给员工或经理时’重新进行清理,’是要记住的重要部分。然后我’我要去,我’我将返回得分页面。现在终于在计分页面上,每个人都为零,这在开始下一个周期之前是理想的情况,因为这意味着每个人都处于目标和注释阶段。

 

如果您确实要在周年纪念日,聘用日期或其他不同的时间表上进行评估’随时都会得分,因为每个人’将会在另一个地点。那’这就是为什么我通常按到期日排序,而只关注那些因采取这些行动而过期的日期。这是准备评估周期的第一部分。我们第一件事’要做的就是核对一下去年的评估,然后真正将那些评估关闭或完成。很多时候,管理员想变得雄心勃勃,或者认为人们会把事情做好,所以通常我们的经验和建议只是拿走已经完成的工作,保存下来,然后继续前进并重置每个人。给他们一个新的截止日期,给他们新的文件,也许想出一种不同的方法来尝试吸引他们或包括他们今年。


更新员工/经理信息



关于准备评估周期的第二部分是确保员工处于正确的位置并被分配给合适的经理。在这一年中,很多事情都会改变。您可能添加了新员工,可能需要终止员工,这通常意味着经理需要更换。您可能需要换一个人’s manager and I’我要先说说。我最喜欢找出谁的方法’向实际查看组织结构图的人员报告。我认为从视觉上看,这对于确定谁没有将自己吸引到正确的人很有帮助。您的组织结构图位于报告下,然后是组织结构图。在这里,我们看到在组织的最高层有两个人,David Wallace是最高层。然后我们有了Ryan Howard,我们可以继续向外扩展。在这里,我们可能会看到Jim,Oscar和Toby是主要的经理,并且他们有一些员工向他们汇报。如果Toby可能已离开组织,那么我们’需要重新分配凯利并终止托比。这些是我们要考虑的事情。

 

让 ’我以凯利(Kelly)为例,所以,如果我知道凯利(Kelly)不再向托比(Toby)汇报,’d go ahead and I’d转到她的个人资料。要回到员工身边。一世’我要寻找凯利·卡普尔(Kelly Kapoor),’我要打开她的个人资料。在评估[听不清00:23:16]信息中,我看到她有一位经理和职位。一世’我要继续说编辑,我’我将从列表中选择一个新经理。您会看到此经理列表实际上很小。它’组织中的人不多。那’,因为此列表仅会拉出已被确定为经理的个人。如果您提拔某人成为凯利’s manager and they’不在此列表中,但实际上我们需要进入他们的个人资料,而我’m going to use Kelly’以s为例。您将进行编辑,并将该人包括经理角色’s profile. 在这里,我们’d检查是的,他们’还是经理。然后,如果我们这样做,它们将出现在下拉列表中。

 

I’我要去,我 am going to change her manager. 让 ’s say she’在这种情况下,我们将继续向Jan报告。一世’我要提一个问题。一世’我会问一个问题,说凯利·卡普尔(Kelly Kapoor)的选择’客户服务的目标和注释评估 ’将于今年11月到期。我可以把它留给他现任经理托比;我可以重新分配;否则我可以取消。我们对此有很多疑问。如果您将其留给Toby,则意味着他将完成此评估,并且可以将其移交给Jan。由Toby在评分评估中输入,该评估将全部重新分配给Jan。我们还可以选择取消评估,而只是创建一个全新的评估。


组织结构图更新和进行中审核



只要您,我在这里的选择’重新设定目标和记录是要继续并取消。取消它不会删除任何注释,也不会删除您可能已经添加的任何目标或度量,但只会在1月下创建一个全新的文档。’为了在计分之前没有机会对其进行更新,我们通常建议重新分配,并且’只是保留您可能输入的任何得分数据。就像我说的那样,我们理想情况下是希望将这些分配给新的经理进行评估’的目标,而不是何时注意’得分。为您进行评估循环的准备工作是将这些工作重新分配。在这种情况下,我将继续并取消。让我知道是否有任何疑问。我知道’比Trakstar中的情况更为复杂。一世’我也很高兴通过讲话。一旦我们做出选择,我们’只需继续并点击保存,然后’要将其经理更新为Jan。现在,该评估的经理为Jan,而她的经理通常为Jan。

 

艾伦问了一个很好的问题,“如果重新分配,是否保存笔记? ”是的,绝对是艾伦。当我们重新分配,取消或留下笔记时,总是会被保存。注释是Trakstar中最要保留的东西,因为显然输入了信息,因此,是的,在重新分配甚至取消时,注释绝对被保存。我们谈到了一些经理,现在我们’再来谈谈职位。我们’我会在这里使用凯利。也许凯利(Kelly)不再担任客户服务,所以我们还需要编辑和更新她的职位。在这里,我们’re going to see that we have a dropdown list of positions. She could be in human resources, or in logistics, maybe the office manager now. 让 ’s说她晋升为质量控制。一世’我要继续并选择质量控制,然后我’我将得到一个非常相似的问题。一世’我将被问到是否应该将评估留给客户服务还是应该将其转移到质量控制上。

 

同样,如果在过去的一年中和11月对他们进行了推广,则应该对我们进行质量控制评估’重新前进,想点击取消。如果它’直到她11月的评论后’要转向质量控制,我们可能会留给客户服务。最后的评估将完成,她的工作将被确认为质量控制。同样,我们只希望对目标和注释进行这些更改的另一个原因是,对于某些组织,您的评估表实际上会更改。如果您有不同的工作,可能会被问到不同的问题,因此您希望在计分之前真正意识到要改变这些问题。如果我们没有’然后她开始进行客户服务评估,但实际上今年她’一直在质量控制中,我们在中途改变了这一点’将使用她输入的自我评估信息。我们会保留笔记,但如果她’输入了有关客户服务问题的任何评分或答案,她’移至质量控制的中途,我们将丢失该信息。如果她的经理也开始也一样。

 

让 ’s说她将要进行质量控制,所以我’我要去,我’m going to say let’s make it. We’要取消一个客户服务,然后从这里开始’s quality control. I’我要点击保存,然后’s going to update it. 现在我们 have a position of quality control and a new manager. If you were trying to change a position and you did not see the position that you wanted here, let’s say she’顾问,而你不’在系统中没有顾问,但是 ’如果她需要担任职位,则可以在系统中创建一个新职位,但是必须先在表单下创建职位,然后再创建职位。在这里,我们为大家提供了大量的职位清单。如果您需要添加新职位,您可以’雇用了新人,他们’重新填充一个新的空间,你’重新形成形式和职位,然后你’重新添加该位置。


添加新职位/新审核表



这里让’s say she’是一名顾问,我们’重新创建它。您 ’d然后设计您的顾问职位。您’d告诉我们此处应使用哪些模板或哪些部分,或者’顾问的职位实际上将与区域经理的职位相同,您实际上可以复制区域经理并用该内容填充顾问。那’如果您的表单全部相同或部分相同(可能是按部门划分),则是一个不错的解决方法。你可以在这里做。您确实要确保将内容输入到您的新位置’我之所以建立是因为如果你不这样做’t it’将会是空白,那’这个橙色的小警告锥意味着什么,您处于空白位置。你不’不想那样。我们总是要确保在计分之前概述并填补我们所有的职位,否则您就会’重新获得一些非常困惑的员工。

 

有关增加新职位或其原因的任何疑问’重要的是您要告诉我们要进行哪些评估?行。如果有的话让我发布。那’s part two. We’ve reset last year’一个周期,我们确保每个人’在正确的管理者和正确的位置下。如果您确实想看到每个人都处于什么位置,我最喜欢的方法是找员工’s标签,然后您实际上可以按排名列进行排序。您可以记录下谁在做什么。这是我们的会计师,一名人力资源人员,一名物流经理,两名办公室经理,您可以继续进行。您也可以将其导出’更容易在Excel中查看,’非常欢迎您这样做。


验证或更新审阅截止日期



准备评估周期的第三步是更新截止日期和计分窗口。您的评估将按照您在流程中发送的时间表进行。每个人都在我们的年度流程中,我们可以看到我们的时间表。我们的时间表是11/28,所以’每年11月28日都会发生。如果您想在此处进行更改,则可以更改它,也可以在今年更改’的文件。如果我们进行评估,并且我们知道所有评估都在目标和注释中,’s great. We could go ahead and we could select everyone, and then we could both update their date to be something different. If we actually wanted this to be 11/30 or 12/01 because this falls right around Thanksgiving in the States we could say bulk edit, and we could change our due date. 让 ’继续,并将其移至12月1日。那’s a Friday, that’ll be good. We’我会从那里去。您可以在此处批量更新该评估截止日期。

 

明年我们’还是要回到那个11/28日期,但是对于今年和今年,只有我们’为了避免感恩节假期,我们将在12月1日举行会议。当我回到目标并注意到你’ll see that they’所有人都还处于目标和注释中,但现在它们的新截止日期为12/01。很多时候,我们让人们说更新他们的到期日,也许更快。他们希望人们现在就开始工作,但是他们’仍然没有得分。触发某些事情从目标和注释部分移至得分部分的是与到期日期相关的得分窗口。我们考虑的方式是,应有一定的时间在到期日之前完成评估。如果此评估是针对2016年的,则他们可能不想在7月开始进行评估,因为半年来’还没有发生。通常,我们发现周期接近结束,或者在这种情况下,在一年中,他们会打开周期,我们的典型计分窗口约为30天。

 

您可以继续查看正在处理的计分窗口。再一次,我们’重新准备流程并编辑我们的年度报告。在这里,我们看到我们的评估是在到期日之前30天。这很容易编辑。您可以对其进行编辑和更新,也可以根据需要输入介于1到365之间的任何内容。大多数时候我们’建议您保持一些标准,例如30天,45天或60天。这些是设置的增量。但是,很多人都希望有一个非常明确的开放日期。他们希望它在星期一开放,或者他们想与其进行交流,然后大力推动并在第二天开放。那’完全可以。当我们被问到如何计算,如何计算时,’真的很难。在Trakstar,我们在这里使用系统外部的工具TimeandDate.com。它’我最喜欢与客户共享的资源之一,因为它消除了人为错误。

 

在这里,我们要做的是’d将开始日期设置为12/01。然后我们’再从那里倒数。我和2016年12月1日’m将减去我们现在作为30天得分窗口的时间。一世’我要计算这意味着什么,这意味着我们’将于11月1日星期二开放。那’非常简单,它’非常标准。但是,如果我真的希望它在10月31日星期一开放,因为那’是一周的开始’s,当您想发布公告时,我可以讨论日期。如果我知道我将得分窗口增加了31天,并计算了新的日期’将会是10月31日星期一。这非常有帮助,因为我们’有时会接到电话,或者有人会说我希望它在10月14日打开并在12月12日关闭,因为那是他们的日期’我选择了或者是他们需要的截止日期’s totally fine.

 

我们使用此工具来帮助计算那些’t静止不超过一个月或三个星期。如果需要,这是一个很好的资源。人们尝试在日历上倒数,但永远都无法解决。我们’总是喜欢一天假。他们’我数了一下,然后他们认为’今天要出去,但明天却要出去,或者他们不这样做’t think it’会一直持续到明天,而今天会消失。如果有人打电话问我,这是我的默认设置,这是我们为帮助他们计算得分窗口而做的事情。

 

再一次,我们’d继续,也许我们想说31天,我们’d继续保存。一世’我要确认,现在我们知道了’s been open 31 days prior to December 1st which is Monday October 31st. 再一次,我们’现在要在开放日期之前进行所有操作。我们’重新设置一切,我们’重新清理所有内容,以便在10月31日星期一[听不清00:35:36]或您发送电子邮件以宣布评分时一切正确。他们’在正确的经理的领导下,他们有一个新的文档,他们的职位正确,并且’re good to go. That’确实是为评估周期做准备的定义。


效果评估电子邮件通知



我说的今天我们要谈论的最后一块是电子邮件。您记得刚开始时,我让我们在设置和公司下关闭了电子邮件,所以他们’仍然被禁用,但这并没有’t mean we can’t编辑或至少查看我们的电子邮件。一世’我将继续进行并在设置下’我要选择电子邮件。在这种情况下,我们’我们将特别注意分数评估电子邮件。这些是将自动发送出去的。我们的前两个非常标准。您的Trakstar网站的电子邮件可能与此不同,但是我’我一般地说。我今天谈论的任何电子邮件都可以在Trakstar网站上找到,如果它们’还不存在,否则我们可能需要打开或调整它们。

 

我们经常收到的第一批普通电子邮件是列出的前两封。我们’当评估进入评分模式时,我将通过电子邮件发送给经理’当评估进入评分模式时,将通过电子邮件向员工发送电子邮件。这些是10月31日星期一转为自动发送的电子邮件。令人惊讶的是,很多人实际上只是在午夜之后才消失的。他们不’设定时间后不出去。很多人在早上8点或早上7点发出电子邮件提醒,这些提醒实际上会在午夜和两点之间消失,因为’一个动作。一旦它成为10月31日,星期一或您’已经打分了’动作,就会触发这些电子邮件。那里只是一些小费。让某些人感到惊讶,所以我想提一提。

 

之后你’会看到一系列提醒电子邮件,您可以看到是谁’去。所以经理,经理;员工,员工。然后你’还会看到一些红色和一些绿色。绿色代表’s在到期日之前,所以我们’重新告诉他们’即将到期。红色代表’s在到期日之后,表示您好’重新通过,因为您需要继续进行操作。我们建议您特别查看截止日期之前的电子邮件。该日期设置为在到期日前26天,到期日前21天,第14天和第7天外出。那’考虑到我的得分窗口是31岁,所以很棒。’将发送此邮件,然后将其发送26天’会发送21、14,依此类推。如果我们缩短我的窗户,我’d设置为20天,实际上我们不会发送这两个提醒,因为评估不会’当他们得分时’re set to go out.

 

使这些日期与计分窗口的大小相关非常重要。我昨天帮助一家公司将他们的评分窗口提高到60分,完全可以,但是他们可能想添加一些其他提醒,对吗?或者他们’他们只会在60天之后收到一个提醒,然后在30天后’重新得到一个。超过20天,之后30天’我要在这里买一个。您可能需要增加该值,并在30天标记和25天标记以此类推。您也可以编辑它们。如果您想查看他们说的话或添加任何内容以进行编辑,则可以更改这些日期。如果您希望此问题在27天前解决,我们可以对其进行更新,并且我们可以根据需要添加其他内容。如果我们想要另一个,我们’重新添加相对提醒,它’可能要在到期日前四天。

 

然后,我们实际上可以更改内容。如果您想在这里添加一些东西’再欢迎。您可以删除内容,添加个性化设置,签名。无论您认为什么,与他们进行交流都将最有效。您也可以更改主题行,以使其变得更吸引人。我建议您只是看一下或审核您的电子邮件,以确保它没有’t中没有任何静态日期。我们有些管理员真的很想更新,例如您的自我评估应该在该日期进行,但该日期可能是过去的周期或过去的一年。我的建议只是盘点什么’在此输入的用户名,并确保未输入任何自定义内容,或者至少更新已输入的自定义内容以确保它’对于这个周期是正确的。一旦您’我们已经对您想要的电子邮件进行了审核,以确保您通常可以重新打开电子邮件。


结论



We’我们已经完成了准备评估周期的四个主要步骤,’已经完成了,我们对我们的网站全部清理感到很高兴,’d go ahead and we’d想重新打开它们。我们’d说启用,然后我们’d。保存。再次回顾一下,我们要做的第一件事’我们将做准备评估周期的工作’重新去评估。我们’re going to see what’正在进行中,因此还有出色的文件仍在评分中。如果不是,那么您这里为零’re good to go. You’我已经完成了一步,因为每个人’在目标和注释中。第二件事你’重新要做的也许是看看您的组织结构图。我们’重新查看报告,然后查看组织结构图以检查我们的管理结构。我们需要任命某人为新经理吗?我们需要加人吗?我们需要终止工作还是需要搬动一些人?

 

之后你 might check the position list and that’确保所有人’在正确的位置,我们将每个人都放在需要的地方,我们创建任何新的避风港’被添加到该站点,依此类推。接下来,我们将继续检查到期日。然后,我们可能会更改计分窗口以适应特定的时间表’重新尝试实现,我们’d继续进行并按流程进行。最后,第四步,是设置和电子邮件。只是快速浏览一下或检查您的电子邮件何时发送出去。确保其中的语言适合今年,并且您’如果需要,可以更改任何触发器。

 

那就是我为您准备的一切。这些是我为评估周期做准备的四个重要步骤。一世’我很乐意继续回答您可能遇到的其他问题。非常感谢您今天与我一起度过您的早晨/下午。如果您确实断开与网络研讨会的联系,我只会问您是否愿意’请花几分钟来填写该调查表。我认为,它提出了两个问题,这些问题基本上就是您希望以后进行的网络研讨会以及这个问题是否有帮助。非常感谢大家的加入。一世’我要在那里结束录音,我’如果你们还有其他问题,我将继续关注。